Starte og drive kafé – en forretningsguide

Å drive en kafé er en drøm som deles av mange. Derfor preges bransjen også av hard konkurranse, med en balansegang mellom kvalitet, pris og effektivitet. Som et resultat avhenger suksess i bransjen av evnen til å differensiere seg fra konkurransen, og å drive kaféen etter en gjennomtenkt forretningsplan.

Etablere en bedrift: Finn spesialisten

Starte kafé: Forretningsideen

Forestill deg din framtidige kafé. Vær spesifikk, og trekk fram hva som skiller ditt utested fra de mange andre. Det du kommer fram til bør være basert på dine unike kompetanser og preferanser. Har ditt konsept bakgrunn i en spesiell kultur, eller liknende? Skal du servere mat på en ny måte? Vil du invitere til en spesiell opplevelse, eller skal du fokusere på å holde det enkelt? Slike spørsmål bygger en visjon og et beslutningsgrunnlag. Om du ikke kan konkretisere det som vil gjøre deg unik kan du ta et markedsdrevet utgangspunkt, og lete etter nisjer som ikke er utnyttet i markedet.

Når du har opparbeidet en forretningside og tanker rundt differensieringsgrunnlaget til kaféen er neste steg å tenke på hvordan du skal sette i gang. Visualisere tilbudet, lokaler, interiør osv., og gjør deretter et grovt kostnadsanslag for å vurdere den faktiske gjennomførbarheten. Vil du kunne forhandle gode nok avtaler med leverandører? Hvor mange ansatte behøves? Hvor mye kapital kreves?

Hvis du kan sannsynliggjøre gjennomførbarheten etter overstående problemformuleringer gjenstår spørsmålet om det faktisk finnes et marked for din type kafé. Om du ikke kan koble et segment til din visjon er det kanskje på tide å revurdere forretningsplanen. Det er en prosess som går frem og tilbake. Forestill deg fiktive gjester, og gjør en vurdering rundt hvem som kan være interessert i konseptet. Hvilke kjennetegn har dem? En grundig segmentering av markedet hjelper din markedsføring når du vet hvem du vil nå, og hvordan du dekker deres behov og ønsker. Etter målgruppen er definert bør den settes opp mot de fem segmenteringskriteriene. Målgruppen skal altså være målbar, av substansiell størrelse, tilgjengelig, differensierbar og mulig å servicere.  

Starte kafé: Markedet

Nå er forretningsideen formulert, markedet er segmentert og målgruppen er vurdert. Du bør med andre ord ha en ide om hvordan du planlegger å tjene penger, av hvem, og hvor. Som en forlengelse bør du ha svar på følgende spørsmål før du går løs på de neste stegene:

  • Hva skal du levere?
  • Hvem er kunden?
  • Hvem er konkurrenter?
  • Hvordan skal du selge?
  • Hvordan skal du ta betalt?
  • Hvordan skal du levere?  

Besvarelsen av overstående fører typisk til nye spørsmål, som for eksempel «hvordan vil konkurrentene reagere på min penetrering i markedet?», «hvordan bringer jeg verdi til kundene?» og «hvor mye makt har leverandørene?».

Du bør altså analysere de interne og eksterne faktorene som vil påvirke graden av suksess kaféen vil ha i markedet. Dette kan gjøres med blant annet følgende modeller:

  • Verdikjedeanalyse (internt: når skaper kaféen verdi for konsumenten?)
  • PESTEL (eksternt: hvilke faktorer vil påvirke kaféen min?)
  • Porters 5: (eksternt: hvordan ser markedet ut?)

Etter overstående er gjennomført vil du ha et overblikk over styrker, svakheter, muligheter og trusler. Rettere sagt kan du formulere en SWOT-analyse, hvis formål er å kartlegge din posisjon i markedet, hvilket strategien formuleres etter.

Hvis svakhetene og truslene ikke overveier styrkene og mulighetene står neste steg for tur, nemlig det praktiske vedrørende oppstarten av kaféen.

Markedsføring av kaféen

Pris: Hvordan vil du prissette deg i markedet? Dette avhenger blant annet av kjøpestyrken til målgruppen. Husk at prisen på dine produkter vil påvirke kundenes oppfatning av merkevaren, altså din kafé sin branding.

Plassering: Hvor skal kaféen din lokaliseres? Ved å spørre deg selv hvor konseptet ditt passer inn og hvor du finner dine kunder blir det enklere å bestemme geografisk plassering.

Produkt: Hva skal du tilby? Produktutvalg er en god mulighet til å differensiere seg fra konkurransen. Spesialiserer kaféen din seg på lokal øl, eller ønsker du å tilby byens beste club? Finnes det hull i markedet?

Reklamering: Hvilke markedsføringskanaler skal du bruke? Dette avhenger i størst av din målgruppe. Du har sannsynligvis sett flere bilder av Starbuckskopper preget av tydelig feilstavede navn på Instagram, et media hyppig brukt av deres målgruppe. Tror du dette er ren tilfeldighet, eller et planlagt markedsføringstiltak?  

Overstående markedsføringsparametere (kjent som de 4 P’er) avhenger altså av din målgruppe, samt utfallet av din SWOT-analyse, og bør tilpasses deretter.

Tips: Du kan med fordel utvide parametermiksen til å også inneholde prosess, fysiske rammer og mennesker.

Budsjettet til kaféen

Neste steg er å kartlegge virksomhetens økonomiske situasjon, hvor to former for budsjett anbefales: driftsbudsjett og likviditetsbudsjett. Investeringsbudsjett utelates i artikkelen.

Driftsbudsjett: Driftsbudsjettet dekker en gitt tidsperiode og oppstiller virksomhetens forventede omsetning og kostnader. Driftsbudsjettet inneholder tre hovedseksjoner: kostnader, omsetning og fortjeneste. Fortjenesten er omsetningen fratrukket kostnadene, og avgjør om virksomheten forventer et over- eller underskudd i perioden.

Start med å opprette et oppstartsbudsjett for å se hvor mye kapital som kreves for å starte. Her tar du med alle utgifter som kreves under den første tiden.

I et løpende budsjett tar du med blant annet følgende faste kostnader:

  • Leiekostnader
  • Personal
  • Salgsfremmende omkostninger
  • Internett
  • Diverse rettigheter (Musikk, TV, o.l.)
  • Rentekostnader for lån
  • Regnskapsføring og revisjon
  • Betalingssystemer
  • Gager
  • Maskindriftskostnader
  • Varekostnader
  • Lønn
  • Lagerkostnader
  • Provisjon

Likviditetsbudsjett: Et likviditetsbudsjett er viktig fordi det oppsummert beregner om du har, eller vil ha, nok penger på konto. Altså selskapets grad av likviditet.

Det praktiske

Først og fremst må du registrere kaféen din som et foretak slik at du får et organisasjonsnummer. Det kan eksempelvis være et enkeltpersonforetak hvis du starter alene, eller et DA eller aksjeselskap hvis dere er flere eiere, og ønsker å minimere egenrisiko. 

Videre bør du vurdere om driften vil avhenge av personale. I så fall kreves det at du registrerer deg som arbeidsgiver hos Skatteetaten. Deretter bør du undersøke hvor mye hjelp du faktisk har behov for, og med hvilken kompetanse.

Guide: Din første ansatte

Videre må du som serverer av alkohol til forbrukere mot vederlag søke om både skjenkebevilling og serveringsbevilling. Du kan lese mer om bevilling hos Helsedirektoratet.

Betaling

Kontantbetaling: Det virker logisk å ta betalt i form av kontanter på en kafé, men faktum er at du kan velge det bort. Så, hva er fordelene og ulempene med kontanter for et utested?

En fordel er selvsagt at du ikke utelukker potensielle kunder som ønsker å betale kontant. Noe som taler imot kontantbetaling er at du slipper å gå til banken med jevne mellomrom. Dessuten sparer du tid og penger ved å ikke telle kassen hver dag.

Kortbetaling: Kortbetaling er den vanligste formen for betaling på kaféer i Norge, og derfor lønner deg seg å bruke denne betalingsfunksjonen. Det finns ulike løsninger for deg som vil ta betalt med kort, og du bør velge tjenesten som best dekker dine behov. Noen punkter å vurdere:

  • Vil du kunne ta imot tips direkte fra kortet?
  • Vil du kunne flytte kassasystemet og bankterminalen?
  • Hvor mye forventer du å omsette for? Enkelte løsninger er tilpasset mindre bedrifter, og er dermed billigere.

Alternative betalingsmåter: Det dukker opp flere og flere betalingsmuligheter, hvor Apple Pay og Vipps er mye anvendt. Disse bør dermed ikke utelukkes, da de tillater rask betaling direkte koblet opp mot din kafé sin bankkonto.

Få hjelp fra regnskapsfører

Å starte sin første kafé kan virke overveldende, men ikke minst spennende, og med denne guiden blir prosessen forhåpentligvis forenklet. Dersom tiden ikke strekker til, eller om du kun ønsker å fokusere på å løfte kaféen i forhold til de kreative aspektene, kan en regnskapsfører eller revisor være løsningen.

Ageras er en møteplass for regnskapsførere, revisorer og bedrifter. Her kan du få tre uforpliktende tilbud fra profesjonelle som kan ta seg av forpliktelsene ansatte medfører ved å klikke på knappen nedenfor. Lykke til!

Klikk her og få 3 tilbud fra regnskapsførere!

Posted: 09 Apr, 2019

Martin Hegelund

Les mer av denne skribenten

Ageras yter ikke individuell økonomisk rådgivning, men har i stedet samarbeid med revisorer og regnskapsførere som hjelper deg videre. Fyll ut et av skjemaene nedenfor og motta tilbud fra profesjonelle revisorer og regnskapsførere innen kort tid.

Kategorier

Om Ageras

Ageras streber etter å skape gjennomsiktighet på markedet for finansielle og juridiske tjenester - til formål for kunder, bedrifter og markedet som helhet.

Om Ageras »