Guide: Det praktiske ved din første ansettelse

Som arbeidsgiver har du mange forpliktelser, som blant annet innhenting av skattekort, innmelding i Arbeidsgiver- og arbeidstakerregisteret og betaling av arbeidsgiveravgift og skattetrekk. I et hav av ufullstendige informasjonssider og lenker kan dette ses på som en utfordring, og derfor har vi samlet alt du trenger å vite i en guide.

 Innholdsfortegnelse                              

  1. Når er du arbeidsgiver?
  2. Arbeidskontrakt
  3. Innhenting av skattekort
  4. AA-registeret
  5. Arbeidsgiveravgift
  6. Betaling av skattetrekk

Når er du arbeidsgiver?

Som ordet sier, er du arbeidsgiver når du engasjerer noen til å utføre et arbeid. Et kriteria er dog at arbeidstakeren blir lønnet eller mottar annen godtgjørelse. Helt spesifikt er du arbeidsgiver når:

  • Du eller din bedrift betaler ut lønn eller annen godtgjørelse,
  • en annen fullmektig betaler på vegne av deg, men du sitter på den økonomiske risikoen,
  • du arbeider i eget aksjeselskap.

Videre gjelder det at privatpersoner som engasjerer andre i arbeid, til for eksempel vedlikeholdsoppgaver, kan ha plikter som arbeidsgiver. For private arbeidsgivere gjelder forenklede regler. Dersom du er innehaver i et enkeltpersonforetak er du ikke ansatt. Dog kan du ha ansatte utover deg, i hvilket tilfelle gjør deg til arbeidsgiver.

Arbeidsavtale

Det første som skal på plass ved en ansettelse er en skriftlig arbeidskontrakt per arbeidsmiljøloven § 14-5 (1), uavhengig av om stillingen er av typen fast eller midlertidig. Deg som arbeidsgiver er ansvarlig for dens utforming, og i dette avsnittet gjennomgås tidsfrister, samt hva du skal inkludere i arbeidsavtalen.

Når skal arbeidsavtalen inngås?
Etter arbeidsmiljøloven § 14-5 (2) skal en skriftlig arbeidsavtale foreligge snarest mulig, og ikke senere enn en måned etter at arbeidsforholdet begynte, gitt at arbeidsforholdet vil ha en total varighet som overstiger en måned. Ved arbeidsforhold kortere enn en måned skal en avtale umiddelbart inngås etter § 14-5 (3).

Arbeidsavtalens innhold
En tommelfingerregel er at en arbeidsavtale skal inneholde opplysninger om forhold av vesentlig betydning i arbeidsforholdet, men skal som et minimum inneholde:

  • Navn på arbeidsgiver og arbeidstaker
  • Lokalenes adresse. Dersom bedriften ikke har lokaler skal dette fremgå i avtalen, og forretningsadressen eller hjemadressen til arbeidsgiver skal inkluderes.
  • Beskrivelse av arbeidet, stilling eller arbeidskategori.
  • Når arbeidsforholdet trer i kraft.
  • Ved midlertidig arbeidsforhold skal forventet varighet inkluderes, samt grunnlaget for den midlertidige ansettelsen.
  • Eventuelle prøvetidsbestemmelser.
  • Informasjon om rettigheter til ferie, feriepenger o.l., og regler for fastsettelse av ferietidspunkter.
  • Arbeidstakerens og arbeidsgiverens oppsigelsesfrister.
  • Lønn ved arbeidsforholdets start, tillegg og andre godtgjørelser.
  • Lengde og plassering av den avtalte daglige og ukentlige arbeidstiden, samt lengde på pauser.
  • Avtale om særlige arbeidsordning etter bestemmelsene om redusert arbeidstid, fleksibel arbeidstid, mv.
  • Eventuelle tariffavtaler som regulerer arbeidsforholdet.

25. mai 2018 trer EUs nye personvernregler i kraft, som blant annet inneholder forskrifter om hvilken type informasjon du kan ha om ansatte. En oversikt finnes her.

Vi anbefaler videre å gjennomgå loven om arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern mv. (arbeidsmiljøloven), som kan leses hos Arbeidstilsynet her. Loven er gjeldende for virksomheter som sysselsetter arbeidstakere. 

Guide: Slik skriver du en gyldig kontrakt 

Innhenting av skattekort

Neste på listen er innhenting skattekort til din nyansatte. Dette skjer elektronisk via Altinn, og skal gjøres i forkant av første lønnskjøring.

Skattekortet kan hentes elektronisk på to måter, avhengig av om du bruker et lønnssystem eller ikke:

  1. Hent skattekort via et lønnssystem: Skattekortet blir sendt til «Min meldingsboks» i Altinn eller til ditt lønnssystem. 
  2. Hent skattekort uten lønnssystem: Skattekortet blir umiddelbart tilgjengelig, og sendes til «Min meldingsboks» i Altinn. 

Frikort hentes på tilsvarende måte under forutsetningen om at den ansatte har bestilt dette i forkant.

Skattekortet brukes til forskuddstrekk. Dette kommer vi tilbake til.

Arbeidsgiver- og arbeidstakerregisteret (AA registeret)

Nå er det tid for å melde den nyansatte inn i Arbeidsgiver- og arbeidstakerregisteret. Dette gjøres ved å sende inn en a-melding. 

Følgende plikter som arbeidsgiver har gjøres via A-meldingen:

  • Melde start, endring og opphør av arbeidsforhold til AA-registeret.
  • Rapportere lønn og andre ytelser til Skatteetaten og NAV.
  • Levere opplysninger til SSB.

Når du engasjerer din første ansatte og sender inn a-meldingen blir bedriften din automatisk registrert som arbeidsgiver i AA-registeret.

A-meldingen skal sendes inn hver måned, og leveringsfristen er 5. i måneden etter ansettelsen eller utbetaling av lønn mv. Dersom 5. er en helg eller helligdag forflyttes fristen til første virkedag etter.

A-meldingen må leveres hver måned helt til arbeidsforholdet tar slutt, uavhengig om lønn utbetales eller ikke. Status om arbeidsforhold skal sendes inn tilsvarende. 

   Snarveier til a-melding:                                       

Virksomhetsnummer og a-melding
Den nyansatte må kobles til ditt virksomhetsnummer, som du finner ved å søke på «Finn foretak/selskap» på brreg.no, ved innsending av a-meldingen. Virksomhetsnummeret må ikke forveksles med organisasjonsnummeret. 

Hva skjer hvis a-meldingen ikke leveres?

Tvangsmulkt anvendes av A-ordningen dersom korrekte opplysninger ikke er meldt inn innen fristen. Det betyr at alle opplysningspliktige i a-ordningen kan få gebyrer hvis:

  • Du ikke leverer a-meldingen innen fristen
  • Hvis a-meldingen er feil og ikke inkluderer aktive arbeidsforhold
  • Hvis a-meldingen rapporterer ugyldige inntektskombinasjoner

Hvis du får vedtak om tvangsmulkt i a-meldingen må feilene rettes opp før mulkten stopper. Den løper helt til dette er gjort.

Satser og betaling
Satsen i 2018 er 1/10 rettsgebyr (113 kroner) per inntektsmottaker med feil per dag. Taket for mulkten er 1000 x 1130 kroner = 1 130 000.

A-melding og ansatte i utlandet
Dersom en norsk arbeidsgiver utbetaler lønn og/eller godtgjørelser for arbeid utført i utlandet til en person som ikke er skattepliktig til Norge, vil ha en begrenset lønnsopplysningsplikt etter skatteforvaltningsforskriften § 7-2-7.

En fullstendig veiledning for a-meldingen kan leses i PDF-format her.

Arbeidsgiveravgift 

Dersom du defineres som arbeidsgiver etter kriterier gitt innledningsvis, skal du som utgangspunkt betale arbeidsgiveravgift av lønn og annen godtgjørelse for arbeid og oppdrag som er rapporteringspliktige.

Utfyllende informasjon om satser, hvorfor arbeidsgiveravgift betales mm. kan leses her. 

Når skal IKKE arbeidsgiveravgift betales? 
Det finnes tilfeller hvor ytelsene er av en karakter som ikke krever arbeidsgiveravgift. 

Skatteetaten trekker frem følgende eksempler:

  • Arbeidsutførelse i utlandet: Dersom din nyansatte er en utenlandsk arbeidstaker som ikke er medlem av norsk trygdeordning skal det ikke betales arbeidsgiveravgift gitt av arbeidet også er utført i utlandet.
  • Selvstendig næringsdrivende: Arbeidsgiveravgift skal ikke betales av godtgjørelser utført av en selvstendig næringsdrivende.

Flere eksempler kan leses på Skatteetatens sider.

Hvordan betales arbeidsgiveravgiften?
Grunnlaget for arbeidsgiveravgiften stammer fra tilbakemeldingen fra a-meldingen, som inkluderer beløp på arbeidsgiveravgiften, KID-nummer og kontonummer for betaling av arbeidsgiveravgift og forskuddstrekk.

Arbeidsgiveravgiften og forskuddstrekk skal betales hver andre måned, som vil si at du må summere beløpene fra tilbakemeldingene til a-meldingene fra de to foregående månedene. Betalingen skjer på eget tiltak.

Husk: Summen av arbeidsgiveravgiftsbeløpet skal betales hver 15. januar, 15. mars, 15. mai, 15. juli, 15. september og 15. november.

Betaling av skattetrekk

Skattetrekket skal fra den ansattes lønn skal overføres til en egen skattetrekkskonto. En bankgaranti for beløpet kan også anvendes. Dette skal videre betales inn til Skatteetaten.

Hvordan trekker du skatt?
Skattekortet til din nyansatte inkluderer en trekktabell. Tabellen indikerer hvor mye skatt du skal trekke fra arbeidstakerens lønn. Videre er det oppgitt en prosentsats på skattekortet, som anvendes ved ekstraordinære inntekter, som eksempelvis overtid. Enkelte arbeidstakere har kun prosentkort.

Her finner du den aktuelle trekktabellen. 

Viktig: Ved mangel på skattekort skal arbeidstakeren trekkes 50% skatt.

Oppgjøres for forskuddstrekk og arbeidsgiveravgiften betales til din lokale skatteoppkrever.

Få tilbud på regnskapsfører

Å engasjere sin første ansatte kan virke overveldende, men med denne guiden blir prosessen forhåpentligvis forenklet. Dersom tiden ikke strekker til, eller om du kun ønsker å fokusere på å løfte virksomheten din, kan en regnskapsfører eller revisor være løsningen. Ageras er en møteplass for regnskapsførere, revisorer og bedrifter. Her kan du få tre uforpliktende tilbud fra profesjonelle som kan ta seg av forpliktelsene ansatte medfører.

Klikk her og få 3 tilbud fra regnskapsførere!

Posted: 06 Mar, 2018 (Updated: 12 Jun, 2018)

Mikkel  Sørseth

Les mer av denne skribenten

Ageras yter ikke individuell økonomisk eller juridisk rådgivning, men har i stedet samarbeid med advokater, revisorer og regnskapsførere som hjelper deg videre. Fyll ut et av skjemaene nedenfor og motta tilbud fra profesjonelle rådgivere innen kort tid.

Få tilbud fra regnskapsførere

Få tilbud fra advokater

Kategorier

Om Ageras

Ageras streber etter å skape gjennomsiktighet på markedet for finansielle og juridiske tjenester - til formål for kunder, bedrifter og markedet som helhet.

Om Ageras »