Excel er neppe ukjent for deg som regnskapsfører eller revisor. Dog inneholder programmet flere funksjoner du kanskje ikke har sett, eller som har gått i glemmeboken. Som en følge av programmets kompleksitet er det i tillegg utallige måter å gjøre samme handling på, og idenne Excel-guiden tar vi for oss 11 «hacks» du som regnskapsførerrevisor eller tallknuser på hobbybasis med nytte kan bruke for å automatisere regne- og arbeidsprosessene dine i programmet. En fiktiv del av et forenklet budsjett vil bli brukt som eksempel på når Excel-tipsene nedenfor kan komme til nytte. 

Se her hvis du er regnskapsfører og nysgjerrig på et samarbeid med Ageras🚀

Klikk her og få 3 tilbud fra regnskapsførere

Innholdsfortegnelse: Excel-hacks du bør kunne som regnskapsfører

  1. Nedtrekkbar meny
  2. Samle tekst med "&"
  3. Skjul formler
  4. Transformer data
  5. Lag egne snarveier
  6. VLOOKUP
  7. Bokstavformatering 
  8. Skjul verdier 
  9. Excel Målsøking
  10. Hvis-funksjon
  11. Betinget formatering
     

Excel-hack #1: Nedtrekkbar meny i Excel

En nedtrekkbar meny vil ikke kun spare deg for rader, men vil også hindre inntasting av feilaktig data. Her er en rask forklaring på hvordan du kan implementere en nedtrekkbar meny i ditt Excel-ark.

  • Steg #1: Velg cellen der du ønsker menyen
  • Steg #2: Klikk på «Data» og deretter «Data Validation»

  • Steg #3: Her i «allow-feltet», velg «List», og marker kildecellene du ønsker å hente data fra. I eksempelet er dette fra G2 til G3.

Excel-hack #2: Samle tekst med "&"

For å unngå å fylle inn data flere ganger, eller for å enkelt opprette rapporter, er funksjonen «&» i Excel verdifull. I korte trekk kombinerer den to kolonner.

  • Formel uten mellomrom: «=XX&XX»
  • Formel med mellomrom: «=XX&" "&XX»

Eksempel: «=A2&B2» eller «=B2&" "&C2» Hvor B2 og C2 er kildeceller.

Tips: For å generere en liste over samtlige verdier kombinert kan du dra hjørnet i cellen formelen «&» befinner seg i nedover.

Excel-hack #3: Skjul formler i Excel

Når du klikker på en celle med en formel, vises formelen i forhåndsvisningen øverst i programmet. Dette er uten tvil hjelpsomt, men det kan bli rotete når formlene blir komplekse. For å gi arbeidsarket et renere utseende kan du bruke dette trikset til å skjule formler, samtidig som de hindres fra å kopieres.

  • Steg #1: Velg cellen som inneholder formelen du ønsker å skjule. Trykk på «Format» under "Home" og deretter "Format cells".
  • Steg #2: Velg «Protection» under «Format cells»,
  • Steg #3: Klikk «Hidden» og klikk «OK»

Steg #4: Overstående vil ikke gjøre formelen skjult før du har beskyttet ditt Excel-ark. For å beskytte arket, klikk på «review» og deretter «Protect sheet». Opprett deretter et passord.

Excel-hack #4: Transformer data

Ved enkelte tilfeller har du store rader og færre kolonner. Det gir leseren et komplekst overblikk over ditt Excel-ark. Med denne «hacken» kan du konvertere dine rekker til kolonner og motsatt.

  • Steg #1: Velg dataen som skal transformeres. Høyreklikk og kopier denne dataen.
  • Steg #2: Velg hvor du ønsker at cellene skal plasseres. Høyreklikk og velg «Paste Special».
  • Steg #3: Velg «Paste Special» under «Paste Special».

Excel-hack #5: Lag egne snarveier

Originalt fra Excel finnes det kun tre snarveier i verktøykassen: «Save, Undo og Redo». Du kan opprette egne snarveier som skriv ut, opprett graf, summer og mye mer. For å opprette en egen snarvei klikk på den menyen i verktøykassen og velg hvilke snarveier du ønsker skal vises. I eksempelet legges det inn en snarvei for stavekontroll, summering og graf, og dette anvendes på de fiktive tallene for omsetning. 

Excel-hack #6: VLOOKUP

VLOOKUP er en funksjon i Excel som lar deg finne spesifikk informasjon i ditt regneark. La oss anta at budsjettet til en klient stilles opp etter produkter, og du ønsker ytterlig informasjon relatert til et spesifikt produkt, som for eksempel pris. Fremfor å manuelt undersøke hele regnearket kan du bruke Excels VLOOKUP-funksjon.

Excel på norsk? Bruk formelen "Finn.Rad".

Formelen er: =VLOOKUP(«lookup value», table array, column number, [range lookup])

La oss gå gjennom formelen.

Lookup value: Dette er verdien du ønsker å undersøke. I dette eksempelet er det varenavn og ID.

=VLOOKUP(«SP105»

Table array: Dette er et argument som sier hvor det skal undersøkes. Altså hvilke celler. I dette eksempelet vil det være A2:D7. Gjeldende for alle funksjoner i Excel er at argumenter adskilles med et semikolon.

=VLOOKUP(«SP105»; A2:D7

Column number: Dette er nummeret på kolonnen i arket du ønsker å hente data fra. I dette eksempelet er det nummeret til kolonnen som inneholder fargen på hvert produkt.

=VLOOKUP(«SP105», A2:D7; 4

Range LookUp: Bruk «False».

=VLOOKUP(«SP105»; A2:D7; 2; FALSE)

Et annet bruksområde ved VLOOKUP kan finnes relevant dersom du har informasjon som varekategori i et ark, men produktnavn og pris er i et annet. VLOOKUP kan hjelpe deg å samle denne informasjonen, gitt at begge arkene har identiske kolonner begge steder.

Formelen er: =VLOOKUP(lookup value, table array, column number, [range lookup])

Lookup value: Dette er verdien som er felles i begge regnearkene. Velg den første verdien fra det regnearket.  I vårt eksempel er dette A2.

=VLOOKUP( A2;

Table array: Dette vil se ut som «sheet2!A2:B7» i vårt eksempel. «Sheet 2» er navnet på arket hvor vi henter inn data. «A» er kolonnen i det andre arket som er identisk med samme kolonne i ark 1. «B» er kolonnen  som inneholder data vi ønsker å hente inn i ark 1. Oppsummert definerer A2:B7 området det i dette eksempelet ønskes å hente data fra.

 =VLOOKUP( A2; sheet2!A2:B7;

Column number: Her bestemmes hvilken kolonne i det andre arket det skal hentes data fra.

=VLOOKUP( B3; sheet2!A2:B7; 2;

Range LookUp: Bruk “False”.

Vi har dermed formelen: =VLOOKUP( A2; sheet2!A2:B7; 2; FALSE)

Excel-hack #7: Bokstavformatering

Bokstavformatering i Excel er ikke direkte relatert med budsjetter, men en vet aldri når funksjonen vil komme til nytte. Formateringen kan brukes til å endre tekst til 1) små bokstaver, 2) store bokstaver og 3) små bokstaver med stor forbokstav. Formlene er som følger:

  • Store bokstaver: =upper(A2)
  • Små bokstaver: =lower(A2)
  • Stor forbokstav: =proper(A2)

Hvor "A2" er en vilkårlig celle som kun inneholder tekst. 

Excel-hack #8: Skjul verdier

Den enkleste måten å skjule data på er å formatere cellen.

Steg #1: Velg cellen(e) du ønsker å skjule.

Steg #2: Velg «font settings» ved å klikke på pilen i fontseksjonen, eller ved å taste inn «Ctrl+Shift+F».

Steg #3: Klikk først på «number», deretter «custom», fyll inn «;;;» og klikk «ok» for å skjule den markerte cellen.

Dataen i den skjulte cellen vil nå kun være synlig i formelfeltet.

Excel-hack #9: Excel Målsøking

Målsøking kan brukes til å finne et ønsket resultat ved å justere et gitt sett variabler. I vårt eksempel brukes målsøking i Excel til å spesifisere hva en omsetning må telle for at dekningsbidraget skal vise null. Funksjonen kan også brukes til å avgjøre renter ved lån og andre økonomiske problemstillinger.

Husk: Målsøking fungerer kun med en variabel som «input-verdi». Dersom du har behov for flere verdier, må tilleggsfunksjonen «Solver» anvendes.

Eksempel: En fiktiv del av et budsjett er satt opp, og for eksempelets skyld har bedriften kun dekningsbidraget og omkostningene for hånd, ikke omsetningen. Budsjettet skal presenteres før data kan finnes, og dermed anvendes målsøking for å finne omsetningen.

  • Steg #1: Gå til «data» og klikk «What-if Analysis».
  • Steg #2: Velg en celle i «Set cell» og fyll inn ønsket verdi i «To value». I vårt eksempel vet vi at DB = 0, som dermed blir "To value".
  • Steg #3: Velg hvilken celle som skal endres. Cellen valgt i forrige steg må være en funksjon av cellen valgt i dette steget. Vi vet at dekningsbidrag er en formel av omsetning og variable omkostninger, og dermed velges omsetning, da dette er verdien vi ønsker å finne.
  • Steg #4: Klikk «OK».

Husk: Cellen som i dette eksempelet settes til null må referere til cellen som endres via en formel.

Excel-hack #10: Hvis-funksjon

Hvis-funksjonen (IF function på engelsk) er en av de mer populære funksjonene i Excel, og lar deg gjøre logiske sammenlikninger mellom en verdi og hva du forventer. I den simpleste form sier hvis-funksjonen:

  • IF(Noe er sant; gjør dette; hvis ikke, gjør noe annet)

Hvis-funksjonen ovenfor kan ha to resultater. Et resultat hvis påstanden er sann, og ett hvis den er usann. Funksjonen kan utvides til å inkludere flere resultater. Dette blir gjennomgått i eksempelet nedenfor.

Husk: Utvidede hvis-funksjoner kan være utfordrende, spesielt etter en stund borte fra regnearket, eller verre, dersom noen andre har opprettet funksjonen.

Formelen for en simpel hvis-funksjon formuleres i Excel som:

Formel: =IF(A1=A2; «Hvis sant»; «Hvis ikke»)

Her kan eksempelvis A2 erstattes med en tekst, som “grønn”, og “hvis...” kan endres tilsvarende.

I eksempelet nedenfor ønsker vi å vurdere om faktisk resultat er i overenstemmelse med budsjetteringen på en tidsbesparende måte. Vi må dermed ha tre resultater:

  1. Identisk med budsjettet
  2. Under budsjettet
  3. Over budsjettet

Vi starter med «Identisk med budsjettet»:

Foreløpig formel: =IF(H12=G12;"ok";

Dersom faktisk resultat er identisk med budsjettet vil cellen hvis-funksjonen er plassert i vise «ok». Hvis resultatet ikke er identisk, kan det enten være over eller under. Dermed må en ny hvis-funksjon settes inn:

Formel: =IF(H12=G12;"ok";IF(H12>G12;"over";"under"))

Hvis ikke budsjettet er identisk med faktisk resultat, vil hvis-funksjonen undersøke om den er over eller under.

Excel-hack #11: Betingede farger

Denne funksjonen i Excel fungerer på tilsvarende måte som hvis-funksjonen. Du setter en betingelse, og velger deretter en hendelse som skal inntreffe dersom betingelsen blir oppfylt.

I dette eksempelet ønsker vi teksten «over» i rødt.

  • Steg #1: Klikk «Conditional Formatting» under «Home”.
  • Steg #2: Klikk “New Rule” og velg «Format only cells that contain”.
  • Steg #3: Velg først “Spesific Text» i menyen og marker deretter cellen som inneholder «over», eller betingelsen.
  • Steg #4: Klikk «Format» og deretter klikk «Color» for å velg fargebetingelsen. Klikk «OK» for å fullføre.

Klikk her hvis du er regnskapsfører og nysgjerrig på et samarbeid med Ageras🚀

Klikk her og få 3 tilbud fra regnskapsførere

Innhold