Faktura

En faktura har som regel som formål å konstatere et salg. Fakturaen har den funksjon at den fungerer som dokumentasjon for kjøpers forpliktelse til å betale, men også at den dokumenterer selgers tilgodehavende.

Hva skal en faktura inneholde?

Det stilles krav fra skattemyndighetenes side om hva fakturaen skal inneholde. Fakturaer skal inneholde fakturanummer som er unik for hver enkelt faktura. Bedriften bestemmer ikke selv fakturanummeret, da dette skal genereres av et fakturaprogram eller fremgå på ferdigtrykte blanketter. I tillegg skal selgerens organisasjonsnummer oppgis, etterfulgt av «MVA» hvis selgeren er registrert i merverdiavgiftsmantallet.

I tillegg skal fakturaopplysningene som minimum inneholde dato for utsendelse, forfall og tidspunkt og sted for levering. Vedrørende selve handelen skal fakturaen angi begge partene, ytelsens art og omfang og til sist den prisen kjøper skal betale. Skal kjøper i tillegg betale merverdiavgift eller andre avgifter, skal disse også spesifiseres i fakturaen.

De fleste tilføyer flere opplysninger enn de ovennevnte. Eksempelvis inneholder fakturaen som regel opplysninger om størrelsen på purregebyrer, fakturagebyr, rentesatser hvis forfallsdato ikke respekteres, selgers betalingsinformasjoner og fulle kontaktinformasjoner. Mange velger å benytte seg av fakturablanketter i form av en fakturamal. Man skal påse at man benytter seg av et program som genererer fakturanummer. Det finnes også forskjellige apper o.l. som kan brukes.

Hvordan sender man faktura?

Det er forskjell på hvordan forskjellige bedrifter sender faktura. Enkelte sender faktura per post, mens andre gradvis har gått over til å kommunisere via email. Mange benytter seg også av tjenesten eFaktura, som er en automatisk betalingstjeneste hvor kjøper ikke trenger å foreta seg noe.

Fakturering til det offentlige

Når man skal sende faktura til statlige virksomheter, krever disse faktura elektronisk. Det stilles krav til at denne skal være i samsvar med standarden «Elektronisk handelsformat». Det er ikke tilstrekkelig at fakturaen sendes digitalt som en PDF- fil, da den skal være egnet til å kunne importeres direkte til mottakerens økonomisystem.

Regler når man sender faktura

Hovedregelen rundt faktureringstidspunktet, sier at salgsdokumentet skal utstedes snarest mulig og senest 1 måned etter levering. Det finnes dog unntak til dette, som kan leses om i lovgivningen.

Purring

Sender man en faktura til en kunde og denne ikke betaler før forfallsdato, er man som selger berettiget til å sende purring eller inkassovarsel. Man kan sende en purring etter den opprinnelige forfallsdatoen er overskredet, men er først berettiget til å kreve purregebyr tidligst 14 dager etter det opprinnelige forfallet. Som selger er man berettiget til å sende ubegrenset antall purringer, men antallet gebyrbelagte purringer er begrenset til to purringer eller en purring og et inkassovarsel. Gebyret skal ikke overskride 1/10 av den gjeldende inkassosatsen, og skal ikke beregnes MVA av.

Inkassovarsel

Ønsker selger at en faktura skal sendes til inkasso, plikter denne å meddele kunden gjennom et inkassovarsel. Inkassovarselet kan sendes på samme tid som første purringsgebyr kunne vært innkrevet, og man trenger ikke å sende purring først. Purregebyret beregnes etter samme sats som ved en alminnelig purring, men det stilles krav om at det tydelig skal fremgå at det er snakk om et inkassovarsel.