EHF

EHF er et format som brukes når man skal sende faktura, kreditnota og purring i elektronisk format. EHF åpner muligheter for elektronisk utveksling av handelsdokumenter, slik at man ikke trenger å sende dokumenter i papirformat.

Mottakeren får en datafil i dataformatet XML, og denne elektroniske filen kan overføres direkte fra selger til kjøper og åpnes i deres økonomisystemer.

Krav fra det offentlige

Etter 1. juli 2012 ble statlige virksomheter pålagt å tilrettelegge for mottakelse av faktura og kreditnotaer i dataformatet XML altså i elektronisk handelsformat. Det er nå obligatorisk for offentlige virksomheter som skal motta fakturaer i elektronisk format at dette skjer i EHF- format, og det er dermed ikke mulig å sende pdf- fakturaer osv.

Formål og fordeler ved EHF

Det offentlige mottar svært mange millioner fakturaer årlig, og formålet med innføringen av EHF systemet er i forbindelse med dette i all hovedsak å oppnå økonomiske og miljømessige besparelser. Ved å innføre ordningen med nedskjæringer av bruk av papirfaktura reduseres forbruket av både papir og transporttjenester drastisk, hvilket bidrar positivt til en bedre miljøprofil for det offentlige.

Tid og ressurser benyttet av både det offentlige, og bedriftene som handler med det offentlige, reduseres også gjennom at dokumentflyten går smidig ved at fakturahåndteringen skjer automatisk. Utvekslingen av faktura og kreditnotaer går i tillegg langt raskere, med en større sikkerhet for både mottaker og sender.

Regnskapsloven

Ytterligere skal en faktura overholde minimumskravene som stilles i regnskapsloven. Ved å benytte XML- formatet stilles det krav om utfyllelse av obligatoriske felt som sikrer oppfyllelse av regnskapsplikten, samt anbefalte og valgfrie felt.