Bilag

Bilag er uttrykket de fleste bruker for å beskrive de dokumentasjoner som skal inkluderes i regnskapet, som eksempelvis en faktura, et lønnsbilag eller et betalingsbilag. Det kan også være kvitteringer for kjøp og lignende.

Krav til bilag

Bilag kan være i både papir- og elektronisk format. Det stilles noen krav i bokføringsloven til bilagenes egenskaper. Disse er:

  • Bilagenes innhold skal være korrekt og fullstendig.
  • Bilagenes innhold skal ikke endres etter utstedelse.
  • Bilagene skal nummereres løpende i med nummer i stigende rekkefølge (det er også mulig å bruke nummerserier for forskjellige bilagstyper).

Primær- og sekundærdokumentasjon

I bokføringsloven skilles det mellom primær- og sekundærdokumentasjon. Det er ikke i alle tilfeller tilstrekkelig kun å ha et bilag når man skal dokumentere en transaksjon, hvilket eksempelvis kan være tilfelle hvis man sender en faktura som er utarbeidet på bakgrunn av en avtale man har laget på et tidligere tidspunkt. Det kan da være nødvendig med innsyn i denne avtalen. Primærdokumentasjonen er i dette tilfellet selve fakturaen, mens sekundærdokumentasjonen er avtalen som ligger til grunn for fakturaen.

Oppbevaring av bilag

1. januar 2015 trådte en endring i lovverket i kraft, med den virkning at oppbevaringsplikten for dokumentasjon ble halvert fra 10 til 5 år. Det finnes visse unntak til dette, som eksempelvis bankers og finansieringsforetaks plikt til fortsatt å oppbevare kunde- og leverandørspesifikasjoner i 10 år, bygge- og anleggsbransjens plikt til å oppbevare prosjektregnskaper etter de gamle regler, o.s.v.