Faktura enkeltmannsforetak: Tips til håndtering av fakturering og inkassovarsel

Hvordan sende faktura som enkeltmannsforetak?

Mange enkeltmannsforetak må sende ut mange fakturaer for sin bedrift, det er ikke alltid like enkelt. Det er mange krav til hvordan man skal skrive faktura med tanke på oppsett og regelverk rundt håndtering av gebyrer og inkasso. Du vil finne lover og regler om fakturering i bokføringsforskriften, som har mange relevante opplysninger, men å lese direkte fra lovverket kan være tungt og tørt. Derfor har vi samlet den mest essensielle informasjonen i dette blogginnlegget.

Hvordan fakturere riktig

For å fakturere riktig, må du enten bruke et faktureringsprogram eller fakturablanketter fra et trykkeri. Lager du en faktura på egen hånd, vil det ikke være godkjent av regelverket. Et fakturaprogram vil gjøre det relativt enkelt å sende fakturaer, i tillegg til at mange program inkluderer de andre fordeler som vi har gått gjennom.

Lovverk for fakturering  

Bokføringsforskriften presiserer at det kun er to måter å lage fakturaer på, enten ved fakturaprogram eller fysiske fakturablanketter. Noen fakturaprogram vil ha månedsbetalinger, men de fleste har også gratisversjoner man kan benytte seg av. Til slutt har vi også gått gjennom prosedyrene som er vanlig ved inkassovarsel og innkreving av inkasso. Der finnes det helt egne regler for når man kan sende gebyrer og inkassovarsel, samt hvor mye man kan kreve i gebyrer. Det er opp til hver enkelt om de vil håndtere inkassosaker på egen hånd eller ved hjelp av et profesjonelt inkassobyrå. Les videre for å finne mer spesifikk informasjon om hva du skal inkludere i en faktura og hva man bør forvente av fakturaprogram. Ofte vil selvstendig næringsdrivende håndtere fakturasendinger selv, men det vil ofte lønne seg med profesjonell hjelp fra en regnskapsfører.

Finn hjelp fra regnskapsførere

Fakturering

Dersom du kommer til å bruke mye tid på fakturering som enkeltpersonforetak eller i andre foretak, er det flere ting å tenke over. Har du ingen verdens erfaring med å sende faktura, så kan det være nyttig med bistand fra en profesjonell regnskapsfører som sørger for at alt foregår riktig. Det er nemlig mange lover og regler å forholde seg til når man skal sende faktura. Har du en egen registrert virksomhet, vil du også ha et organisasjonsnummer som må følge med i fakturaene du sender ut.

Fakturaoppsett - hvordan lage faktura 

Salgsdokumenter som brukes når man selger varer og tjenester i Norge må ifølge Bokføringsforskriften inneholde følgende:

• Nummerering og dato: Et fakturanummer vil du kunne få ved bruk av et fakturaprogram, men du må også huske på å skrive datoen for når fakturaen ble laget.
• Informasjon om både kjøper og selger: Du må skrive kjøperens adresse, navn eller organisasjonsnummer og navn og organisasjonsnummer til selger.
• Art og omfang av ytelse: Her skal du inkludere for eksempel hvor mange og hvilke enheter som selges.
• Tid og sted for levering: Hvor og når skal ytelsen leveres.
• Forfallsdato: Siste frist for betaling av ytelsen.
• Merverdiavgift: Om transaksjonen inkluderer merverdiavgift skal dette spesifiseres. Omvendt avgiftsplikt er også mulig, siden det er kjøperen som må regne ut merverdiavgiften.

Å inkludere alle disse tingene vil bli mye enklere når man bruker et fakturaprogram, der alt du trenger å gjøre er å fylle ut de ulike boksene. Det samme kan man for så vidt si om fysiske fakturaer på papir, men disse vil ha noen åpenbare svakheter når de skal masseproduseres. E-faktura vil gjøre prosessen mye enklere, derfor har vi sett litt nærmere på slike fakturaprogram.

Fakturaprogram

I dag finnes det mange programmer som er tilgjengelig via Internett som vil gjøre faktureringen mye enklere. Det er mye å velge i og prisene kan variere en del. Men driver du en del med fakturering, så vil slike programmer være essensielt for at du skal kunne jobbe profesjonelt.

Her er noen av fordelene med å bruke et fakturaprogram:

• Lett tilgjengelig
• Sikker oppbevaring
• Ferdig oppsett
• Massefakturering
• Integrerte inkassosystemer
• Statistikk og rapporter

Bokføringsforskriften spesifiserer også at man må ha unike og kontrollerbare fakturanummer og at det bare er to måter man har lov til å utstede fakturaer på: enten ved å bruke et fakturaprogram, eller fakturablanketter med fakturanummer fra et trykkeri.

Slike fakturaprogram er påkrevd av myndighetene for å sikre at man får et riktig oppsett, derfor er det ikke lov å bruke programmer som Excel og Word til å lage fakturaer. Disse programmene vil være tilgjengelig helt gratis og noen vil også ta betalt for å gi ekstra tjenester. Det er opp til deg hvilket program du velger, så lenge du er sikker på at det kommer til å bli godkjent.

Finn hjelp fra regnskapsførere

Fakturaprogram eller faktura på papir?

Fordelene med fakturaprogram i forhold til fysisk papir er kanskje åpenbart, her kan man sende ubegrenset med fakturaer og lagre dem over lengre tid. Dessuten bruker slike program ofte skybaserte løsninger som er hensiktsmessig for store bedrifter, der flere personer kan være logget på samtidig. Men funksjonene i de ulike programmene vil variere og bruker man et gratisprogram så, kan det være begrensninger på for eksempel hvor mange kunder man kan registrere.

Bokføringsforskriften

Når man driver med bokføring i Norge, må man forholde seg til visse regler om faktura og bokføring. I denne loven finner du opplysninger om blant annet innhold i en faktura, hvordan regnskapsmaterialer skal oppbevares og hvilke arbeidstimer som skal bokføres. Det har også kommet nye endringer i loven som vil hindre unødig papirbruk og gjøre dokumentasjon for kontantsalg enklere for allmennyttige organisasjoner.

I bokføringsforskriften vil du finne bestemmelser og spesifikasjoner om:

• Bokføringsplikten: Denne plikten gjelder for alle som leverer næringsoppgave eller som leverer MVA-melding. I bokføringsforskriften er det egne bestemmelser om hvordan et regnskap skal føres og hva det skal inneholde.
• Regnskapsrapportering: Alle som plikter å føre regnskap må dokumentere alle sine bokførte opplysninger. Her skal man inkludere beløp, dato, perioden, tilordningskoder og henvisning til dokumentasjon.
• Oppbevaring av regnskapsmateriale: Her skiller man mellom primærdokumentasjon og sekundærdokumentasjon. Primærdokumentasjon er, som det ligger i ordet, det man hovedsakelig forbinder med dokumentasjon. Det vil være bilag, årsberetninger, dokumentasjon om balanse osv. Disse skal oppbevares i minst 5 år. Sekundærdokumentasjon er tilleggsdokumentasjon som brev, avtaler, pakkesedler og ordreselger, disse skal oppbevares i 3,5 år.

Særegne regler for enkelte bransjer og næringer:

Myndighetene har gjort noen unntak og lagt til ekstra krav til enkelte bransjer og næringer. Da er det snakk om ytterligere krav på dokumentasjon og dokumentasjon av tidsbruk.

Finn hjelp fra regnskapsførere

Det er aldri hyggelig når noen ikke klarer å betale regningene sine i tide, men til syvende og sist må de betales. Som næringsdrivende kan det også være frustrerende å vente på betalinger som man hadde regnet med å få tidligere. Å kreve inkasso kan være en lang prosess, men det er også klare regler og normer for hvordan det skal gjennomføres
 

Purring på faktura

Etter at en faktura har forfalt, så er det opp til deg selv hvor lenge du vil vente med å sende purring. Du kan sende purring dagen etter forfall, men skal du kreve purregebyr i tillegg, så må du vente i 14 dager etter forfall. Husk å være tydelig på hva kravet gjelder, du kan referere til fakturanummeret. Det er opp til deg hvor mange purringer du vil sende før et inkassovarsel.

Inkasso uten purring

Det er opp til den som sender faktura å velge om de vil sende purring på faktura etter at fristen har løpt ut, eller om de ønsker å sende ut inkassovarsel uten purring først.

Hvordan sende inkassovarsel

Et inkassovarsel kan sendes dagen etter forfall, uten å ha sendt noe purring på forhånd, men også her må du vente til 14 dager etter forfall før du kan kreve inn gebyr. En inkasso må være tydelig merket slik at man er klar over hva det gjelder. Det er mulig å håndtere inkasso selv, men mange sender heller slike oppdrag til profesjonelle inkassoselskap.

Inkasso til retten

Noen inkassoer vil havne i rettssalen. Det kan være at kunden ikke er enig i kravet som er sendt eller at inkassoen ikke har blitt betalt, slik at man må innkreve beløpet med tvang.Det er Finansdepartementet som setter forsinkelsesrenten. Man kan kreve maksimalt 210,- kroner i gebyr for egne betalingsoppfordringer. Den maksimale satsen for inkassovarsel er 70,- per 01.01.2022.

Oppsummering

Bokføringsforskriften eksisterer for å sørge for at ting som fakturering blir gjort på en skikkelig måte. Der er det mange bestemmelser som omhandler dokumentasjon, oppbevaring og særegne regler for enkeltbransjer. Fakturering kan være vanskelig og komplisert for amatør-regnskapsførere, derfor er det bra at det finnes mange gode faktureringsprogram på nettet som er gratis og relativt enkle å bruke. Men man må uansett huske på å følge faktureringsprosessen på en ordentlig måte.

Har man kunder som ikke betaler for seg, så kan man sende gebyr og inkassovarsel. Men man kan ikke kreve inn purregebyr eller inkassovarsel før det har gått 14 dager etter at fakturaen har forfalt. Det kan være irriterende for næringsdrivende å mase om penger som man har krav på og mange vil benytte seg av et profesjonelt inkassobyrå slik at de slipper å gjøre dette selv.

Hjelp til fakturering

Har du en stor bedrift, så vil det nok være best å føre over faktureringsarbeidet til regnskapsførere som vet hva de holder på med. Det kan spare deg for mye tid og irritasjon. Det er nemlig mange regler å forholde seg til, derfor vil det være mest hensiktsmessig å sette denne typen arbeid til fagfolk.

Selv om det er generelle regler i Norge for håndtering av fakturering, så må du også huske på at det er spesielle regler for noen næringer og bransjer. Det kan være ting som mer dokumentasjonskrav, dokumentering av tidsforbruk i tjenesteytende næringer og andre særregler. Disse vil gjelde for blant annet taxinæringen, hoteller, serveringssteder, bygg og anlegg, samt andre.