Sånn blir du mer produktiv på jobb

Produktivitet er en egenskap som blir verdsatt høyt og blir sett på som en viktig ressurs hos medarbeidere. Produktive mennesker kan det å prioritere, ignorere eller eliminere forstyrrelseselementer, samt holde fokus på hver enkelt arbeidsoppgave. Dette gjør at arbeidet blir utført betydelig raskere enn hvis man kontinuerlig blir forstyrret mens man jobber. Den som klarer å jobbe produktivt slipper også stresset som kommer av å ha forsinkede oppgaver hengende over seg.

Se hvordan du kan bli enda mer effektiv ved å lese vår produktivitetsguide!

5 steg for å bli mer produktiv

Fjern distraksjoner

  • Sjekk mail sjeldnere. Gå inn på mail et begrenset antall ganger om dagen og gjerne på faste tidspunkter.
  • Slå av varslinger. Sosiale medier som Facebook, Instagram, Snapchat, Twitter, samt varslinger fra blant annet aviser, kan skape mye forstyrrelse i løpet av arbeidsdagen. Sjekk heller disse appene når du tar deg en pause – ikke mens du jobber.
  • Hold skrivebordet ryddig. Når det er mye rot er det vanskelig å finne frem til papirene du trenger.

Ta kontroll over og effektivisér arbeidsdagen

  • Bruk en "to do"-liste.
  • Planlegg morgendagen. Når du avslutter arbeidet for dagen er det lurt å planlegge hvordan arbeidsmengden skal se ut dagen etterpå og i hvilken rekkefølge de forskjellige oppgavene skal gjøres.
  • Planlegg realistisk. La erfaringen din fortelle deg hvor lang tid hver enkelt oppgave tar – da er det enklere å planlegge.
  • Ta puser. Små pauser i løpet av arbeidsdagen gjør deg mer produktiv, så ikke vær redd for å bruke dem for det de er verdt. Få litt frisk luft, gå på toalettet eller ta en kaffe med en kollega. Du kan også bruke Pomodoroteknikken (mer informasjon kommer nedenfor) eller meditere. Det ligger blant annet mange korte meditasjonsklipp på YouTube som du kan se på og få inspirasjon fra.
  • Gjør de kjedelige oppgavene først. Selv om det kanskje ikke alltid føles sånn er vi mest effektive og har best konsentrasjon på starten av dagen. Derfor er det da du burde gjøre de litt kjedelige, tekniske oppgavene som vil ta mye lenger tid å utføre på ettermiddagen når du kanskje er litt trøtt og ukonsentrert. Avslutt dagen med enklere oppgaver, som å svare på mail eller finpusse en presentasjon.
  • Invester i et par gode hodetelefoner og lag noen fine Spotify-lister. Dette fungerer hvertfall godt for noen! Når man hører på musikk viskes støy fra omgivelsene ut og det kan være enklere å fokusere på oppgaven du har foran deg. I tillegg gir det et signal til dine kollegaer om at du konsentrerer deg, og kan få dem til å tenke seg om før de prikker deg på skulderen for å spørre om noe.

Tenk på møter som en tidstyv

  • Bruk walk-and-talks som møteform. Dette er ofte mer effektivt enn tradisjonelle møter.
  • Takk nei til eller still spørsmålstegn til møter. Mange møter kan avholdes uten deg eller på en annen måte, og du kan derfor spare verdifull tid ved å være litt kritisk til møtets viktighet. Du kan også foreslå en annen tid for møtet hvis tidspunktet er uheldig og splitter opp dagen slik at den blir ineffektiv.
  • Ha en agenda klar i forkant. Dette gjør som oftest møtet mer effektiv og sikrer at alle relevante problemstillinger blir drøftet. I tillegg reduserer det sannsynligheten for at samtalen beveger seg vekk fra emnene som skal tas opp.

Outsource arbeidsoppgaver

  • Regnskap og bokføring er blant de oppgavene som typisk kan outsources til en regnskapsfører, og som muliggjør at du kan bruke tiden din til andre viktige oppgaver. Hvis du ønsker hjelp av en regnskapsfører og ikke er sikker på hvordan du finner en som passer både dine behov og ditt budsjett, kan du trykke her.
  • Forskjellige administrasjonsoppgaver. Er det ting du gjør som assistenten din kan håndtere eller noen andre på avdelingen kan gjøre raskere? Det kan være en fordel å avlaste hverandre og på den måten bli mer effektive sammen.

Bevisst tidsplanlegging og «Pomodoroteknikken»

Pomodoroteknikken er en metode for å optimalisere tidsplanlegging (time management) som kom på 1980-tallet. Den bygger på at man bryter ned tiden sin til intervaller (tradisjonelt 25 minutter lange) og tar korte pauser mellom hvert intervall – noe som skal forbedre ens mentale evner. Når et tidsintervall er ferdig skal man skrive en hake på et stykke papir for å markere at en oppgave er fullført. Hvis du plutselig begynner å tenke på noe annet under intervallet er det i følge teknikken best å skrive ned det du tenker på et stykke papir og arbeide videre. Målet med pomodoroteknikken er å oppnå maksimalt fokus og konsentrasjon i kortere perioder. I korthet fungerer det på denne måten:

  1. Skriv ned alle oppgavene du ønsker å utføre i løpet av dagen på et stykke papir.
  2. Gjennomfør «pomodoros»/tidsintervaller på 25 minutter hvor du i løpet av intervallet kun arbeider med én oppgave. Du skal kun jobbe med oppgaven og ikke sjekke telefonen, e-post, aviser osv.
  3. Etter en pomodoro haker du av oppgaven du har utført og tar en liten pause på 5 minutter.
  4. Når du har gjennomført 4 pomodoros tar du en lengre pause på 15-30 minutter.

Det du trenger for å bruke pomodoroteknikken er en eggklokke eller noe annet som teller ned tiden, samt penn og papir. Det sies at når man aktivt stiller klokken gjør man seg bedre klar til å utføre en oppgave. Videre gjør den tikkende lyden at man blir mer bevisst på tiden, og den ringende lyden på slutten av intervallet meddeler at det er tid for en pause. 

Posted: 27 Sep, 2016 (Updated: 23 Aug, 2017)

Martin Hegelund

Les mer av denne skribenten

Ageras yter ikke individuell økonomisk eller juridisk rådgivning, men har i stedet samarbeid med advokater, revisorer og regnskapsførere som hjelper deg videre. Fyll ut et av skjemaene nedenfor og motta tilbud fra profesjonelle rådgivere innen kort tid.

Få tilbud fra regnskapsførere

Få tilbud fra advokater

Kategorier

Om Ageras

Ageras streber etter å skape gjennomsiktighet på markedet for finansielle og juridiske tjenester - til formål for kunder, bedrifter og markedet som helhet.

Om Ageras »