5 Excel-hacks du bør kunne som regnskapsfører: Volum 2

I denne guiden for MS Excel tar vi for oss 5 «hacks» du som regnskapsfører, revisor eller tallknuser på hobbybasis med nytte kan bruke for å automatisere regne- og arbeidsprosessene dine i programmet. En fiktiv del av et forenklet budsjett vil bli brukt som eksempel på når Excel-tipsene nedenfor kan komme til nytte. 

Fikk du ikke med deg volum 1? Klikk her for å lese.

 Innholdsfortegnelse                           

  1. Bokstavformatering 
  2. Skjul verdier 
  3. Målsøking
  4. Hvis-funksjon
  5. Betinget formatering

Excel-hack #1: Bokstavformatering

Bokstavformatering i Excel er ikke direkte relatert med budsjetter, men en vet aldri når funksjonen vil komme til nytte. Formateringen kan brukes til å endre tekst til 1) små bokstaver, 2) store bokstaver og 3) små bokstaver med stor forbokstav. Formlene er som følger:

Store bokstaver: =upper(A2)

Små bokstaver: =lower(A2)

Stor forbokstav: =proper(A2)

Hvor "A2" er en vilkårlig celle som kun inneholder tekst. 

 

Excel-hack #2: Skjul verdier

Den enkleste måten å skjule data på er å formatere cellen.

Steg #1: Velg cellen(e) du ønsker å skjule.

Steg #2: Velg «font settings» ved å klikke på pilen i fontseksjonen, eller ved å taste inn «Ctrl+Shift+F».

Steg #3: Klikk først på «number», deretter «custom», fyll inn «;;;» og klikk «ok» for å skjule den markerte cellen.

Dataen i den skjulte cellen vil nå kun være synlig i formelfeltet.

 

Excel-hack #3: Målsøking

Målsøking kan brukes til å finne et ønsket resultat ved å justere et gitt sett variabler. I vårt eksempel brukes målsøking i Excel til å spesifisere hva en omsetning må telle for at dekningsbidraget skal vise null. Funksjonen kan også brukes til å avgjøre renter ved lån og andre økonomiske problemstillinger.

Husk: Målsøking fungerer kun med en variabel som «input-verdi». Dersom du har behov for flere verdier, må tilleggsfunksjonen «Solver» anvendes.

Eksempel: En fiktiv del av et budsjett er satt opp, og for eksempelets skyld har bedriften kun dekningsbidraget og omkostningene for hånd, ikke omsetningen. Budsjettet skal presenteres før data kan finnes, og dermed anvendes målsøking for å finne omsetningen.

Steg #1: Gå til «data» og klikk «What-if Analysis».

Steg #2: Velg en celle i «Set cell» og fyll inn ønsket verdi i «To value». I vårt eksempel vet vi at DB = 0, som dermed blir "To value".

Steg #3: Velg hvilken celle som skal endres. Cellen valgt i forrige steg må være en funksjon av cellen valgt i dette steget. Vi vet at dekningsbidrag er en formel av omsetning og variable omkostninger, og dermed velges omsetning, da dette er verdien vi ønsker å finne.

Steg #4: Klikk «OK».

Husk: Cellen som i dette eksempelet settes til null må referere til cellen som endres via en formel.

 

Excel-hack #4: Hvis-funksjon

Hvis-funksjonen (IF function på engelsk) er en av de mer populære funksjonene i Excel, og lar deg gjøre logiske sammenlikninger mellom en verdi og hva du forventer. I den simpleste form sier hvis-funksjonen:

  • IF(Noe er sant; gjør dette; hvis ikke, gjør noe annet)

Hvis-funksjonen ovenfor kan ha to resultater. Et resultat hvis påstanden er sann, og ett hvis den er usann. Funksjonen kan utvides til å inkludere flere resultater. Dette blir gjennomgått i eksempelet nedenfor.

Husk: Utvidede hvis-funksjoner kan være utfordrende, spesielt etter en stund borte fra regnearket, eller verre, dersom noen andre har opprettet funksjonen.

Formelen for en simpel hvis-funksjon formuleres i Excel som:

Formel: =IF(A1=A2; «Hvis sant»; «Hvis ikke»)

Her kan eksempelvis A2 erstattes med en tekst, som “grønn”, og “hvis...” kan endres tilsvarende.

I eksempelet nedenfor ønsker vi å vurdere om faktisk resultat er i overenstemmelse med budsjetteringen på en tidsbesparende måte. Vi må dermed ha tre resultater:

  1. Identisk med budsjettet
  2. Under budsjettet
  3. Over budsjettet

Vi starter med «Identisk med budsjettet»:

Foreløpig formel: =IF(H12=G12;"ok";

Dersom faktisk resultat er identisk med budsjettet vil cellen hvis-funksjonen er plassert i vise «ok». Hvis resultatet ikke er identisk, kan det enten være over eller under. Dermed må en ny hvis-funksjon settes inn:

Formel: =IF(H12=G12;"ok";IF(H12>G12;"over";"under"))

Hvis ikke budsjettet er identisk med faktisk resultat, vil hvis-funksjonen undersøke om den er over eller under.

 

Excel-hack #5: Betingede farger

Denne funksjonen i Excel fungerer på tilsvarende måte som hvis-funksjonen. Du setter en betingelse, og velger deretter en hendelse som skal inntreffe dersom betingelsen blir oppfylt.

I dette eksempelet ønsker vi teksten «over» i rødt.

Steg #1: Klikk «Conditional Formatting» under «Home”.

Steg #2: Klikk “New Rule” og velg «Format only cells that contain”.

Steg #3: Velg først “Spesific Text» i menyen og marker deretter cellen som inneholder «over», eller betingelsen.

Steg #4: Klikk «Format» og deretter klikk «Color» for å velg fargebetingelsen. Klikk «OK» for å fullføre.

 

Flere eksempler på overstående funksjoner kan leses på Microsoft sine egne sider her.

I volum 2 av vår MS Excel guide har vi gjennomgått praktiske tips for å øke dine Excel-ferdigheter. I volum 1, som kan leses her, blir blant annet VLOOKUP, snarveier, datatransformering og «&»-funksjonen introdusert.

Få klienter hos Ageras - Klikk her og få første måned gratis

Posted: 27 Feb, 2018 (Updated: 02 Mar, 2018)

Mikkel  Sørseth

Les mer av denne skribenten

Ageras yter ikke individuell økonomisk eller juridisk rådgivning, men har i stedet samarbeid med advokater, revisorer og regnskapsførere som hjelper deg videre. Fyll ut et av skjemaene nedenfor og motta tilbud fra profesjonelle rådgivere innen kort tid.

Få tilbud fra regnskapsførere

Få tilbud fra advokater

Kategorier

Om Ageras

Ageras streber etter å skape gjennomsiktighet på markedet for finansielle og juridiske tjenester - til formål for kunder, bedrifter og markedet som helhet.

Om Ageras »